決定事項から逆算して時間配分まで作る会議アジェンダPrompt

会議を開くこと自体ではなく、限られた時間で必要な判断・合意・成果を得るアジェンダを設計してください。

入力：
会議の種類と開催理由：月次の「Webサイトリニューアル進行会議」。来週金曜にデザイン案Bで制作会社へ発注するかを決める必要があり、その判断のために開く。
終了時に得る成果：①デザイン案A/Bのどちらで発注するか決める ②公開日（現状 12月1日）を維持するか後ろ倒しにするか決める ③未完了Actionの担当と期限を再確認する
決定すべき問い：Q1: デザイン案Bで発注してよいか（案Aより制作費が 38万円高い）
Q2: 公開日 12月1日を維持するか、12月15日に延ばすか
Q3: 採用ページを今回のリニューアル範囲に含めるか
参加者・意思決定者・各自の役割：・広報部 部長 西村（予算の決裁者。ただし当日は前半30分のみ参加可能）
・広報部 担当 高橋（進行・議事録）
・人事部 課長 岡本（採用ページの担当。Q3の判断材料を持つ）
・情シス 係長 森田（サーバー移行の担当）
・制作会社 ディレクター 林（社外。見積と工程の説明）
・営業部 主任 吉川（任意参加。「トップページに事例を増やしたい」と要望あり）
前提、制約、未解決点：・案Bは写真撮影が追加になるため、撮影日程によっては公開が2週間遅れる可能性があると制作会社から連絡あり（9/12）。
・採用ページを含めるかは人事部内でまだ合意できていない。
・予算の残りは 120万円。案Bで発注すると残り 82万円。
・サーバー移行は情シス側で11月末に予定。
事前資料と参加者に求める準備：・制作会社の見積書2案（案A/案B）PDF → 高橋が9/18に共有予定だが、案Bの撮影費の内訳がまだ届いていない
・採用ページの要否について人事部の意見まとめ → 未着手
・公開日を延ばした場合の影響（キャンペーン告知との関係）→ 誰も担当していない
会議時間・開催形式：60分、オンライン（Teams）。9月24日（水）14:00〜15:00。
前回からの未完了Action：・前回（8/27）Action：サイトマップ確定 → 高橋、期限9/5 → 完了
・原稿の初稿提出 → 各部署、期限9/15 → 営業部と人事部が未提出
・ドメインのDNS切替手順書 → 森田、期限9/20 → 進行中

最初に「同期会議が必要か」を判定してください。共有だけなら非同期案を提示します。開催する場合は、Decision/Discussion/Informationを区別し、重要な意思決定を前半へ配置してください。各項目に目的、Owner、必要なInput、進め方、Timebox、終了条件を付け、合計時間には開始・休憩・決定読み上げ・予備時間を含めます。

出力：
1. 開催/非同期の判定と理由
2. 会議のPurpose、Expected Outcomes、Out of Scope
3. 参加必須/任意と役割
4. Pre-readと事前提出期限
5. 分刻みAgenda表
6. Decision Log・Parking Lot・Action Itemの記録欄
7. 会議終了時のRead-back手順
8. 招待文面

決定権者不在、資料未準備、目的に対して時間不足の場合は、予定を埋めず延期・分割・事前作業を提案してください。

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はい。これは同期会議を開くべき案件です。理由は「進捗共有」ではなく、予算・公開日・スコープという相互依存する3つの判断を、決裁者と実務責任者が同じ場で確定する必要があるためです。

なお、日付だけ要確認です。2026年9月24日は木曜日です。以下は「9月24日 14:00〜15:00」で設計します。

1. 開催 / 非同期の判定と理由

判定：開催する。ただし「Decision Meeting」として実施し、開催条件を設定する。

非同期だけでは不十分です。Q1のデザイン選定がQ2の公開日に影響し、Q3の採用ページ追加も費用・工程に影響するため、個別に回答すると判断が食い違う可能性があります。

一方、現状のまま9月24日を迎えるのも危険です。

開催上の問題	現状	対応
案Bの撮影費内訳	未着	制作会社 林が事前提出
採用ページ判断材料	未着手	岡本が人事案を事前提出
12/15延期の影響	Owner不在	高橋をOwnerとして整理
西村部長	前半30分のみ	Q1〜Q3を14:25までに完了

Go / No-Go条件：9月23日 12:00までに上記3資料が揃わなければ、意思決定会議としては不成立とします。

その場合、無理に60分を埋めず、

9/24前半30分：不足事項・判断条件の確認

正式Decision：資料完成後に西村を含む30分会議を再設定

とするのが妥当です。

2. Purpose / Expected Outcomes / Out of Scope
Purpose

来週金曜の制作会社への発注に間に合うよう、Webサイトリニューアルについて発注案・公開日・対象範囲を確定し、制作開始を止めている未決事項をなくす。

Expected Outcomes

会議終了時に以下を記録可能な状態にします。

Q1：案A / 案Bのどちらを発注するか

Q2：公開日を12月1日 / 12月15日のどちらにするか

Q3：採用ページを今回含める / 含めない

各Decisionの決定者・理由・前提条件

未完了ActionのOwner・期限

制作会社が次に着手できる状態

特にQ1については、

「Bが良さそう」

ではなく、

「案Bを採用。追加38万円を承認。撮影日は○日までに確定できることを条件とする」

のような実行可能なDecisionまで確定します。

Out of Scope

今回は以下を議論しません。

トップページ掲載事例の具体的な選定

コピー・文章の細かな修正

ページ単位のデザインレビュー

DNS切替手順の技術レビュー

次回以降の追加機能

営業部からの新規要望の詳細検討

吉川の「事例を増やしたい」はParking Lotに入れ、今回のDecisionに直接影響する場合のみ扱います。

3. 参加必須 / 任意と役割
参加者	区分	会議での役割
西村・広報部長	必須 14:00〜14:30	Q1を中心とする予算決裁。Q2/Q3について予算・全体方針への影響を承認
高橋・広報	必須	Facilitator、Decision Log、Action Log、論点整理
岡本・人事課長	必須	Q3のInput Owner。採用ページ要否・最低要件・遅延影響を提示
森田・情シス係長	必須	Q2についてサーバー移行から見た実現可能性を提示
林・制作会社	必須	案A/Bの費用・撮影・工程・納期影響を説明
吉川・営業主任	任意	営業観点のInput。新規要求を意思決定事項に追加する権限は持たない

重要：西村が退出する14:30までを「Decision Zone」とします。

西村退出後に、新しい予算論点を発見してもその場では決めません。

4. Pre-readと事前提出期限

会議中に資料を初めて読む時間をなくします。

Pre-read / Input	Owner	提出期限	必要内容
A/B見積比較表	林 → 高橋	9/21 17:00	総額、差額38万円、撮影費内訳、追加作業
案B撮影計画	林	9/21 17:00	撮影候補日、確定期限、公開日への影響
人事部見解	岡本	9/22 12:00	採用ページを今回含める必要性、含めない場合の影響、最低要件
公開日影響表	高橋	9/22 17:00	12/1と12/15それぞれのキャンペーン・広報影響
サーバー移行影響	森田	9/22 17:00	11月末移行と12/1公開のリスク、12/15との差
原稿未提出状況	営業・人事 → 高橋	9/22 17:00	提出可能日、公開日への影響
Decision Pack	高橋	9/23 12:00	上記を1つに統合して全参加者へ配布
Pre-read確認	全必須参加者	9/24 12:00	資料確認済み。質問は事前コメント
Decision Packは1〜2ページで十分です

特にQ1については、

案A / 案B / 費用 / 公開可能日 / リスク / 推奨案

だけを一目で比較できる形にします。

5. 分刻みAgenda
60分 Agenda
時刻	Type	項目	目的	Owner	必要Input	進め方	Timebox	終了条件
14:00–14:03	Information	開始・Goal確認	今日決める3問を固定	高橋	Agenda	Purpose・Decision Ruleを読み上げ	3分	全員がQ1〜Q3を認識
14:03–14:13	Decision	Q1 案A/B選定	発注デザイン確定	西村	A/B見積、撮影費、工程	林2分説明→質問3分→判断5分	10分	A/B/条件付き承認/不承認のいずれか記録
14:13–14:21	Decision	Q2 公開日	12/1または12/15確定	西村	撮影工程、DNS移行、キャンペーン影響	A/B選択結果を前提に2案比較	8分	公開日が1日付に確定
14:21–14:27	Decision	Q3 採用ページ	Scope確定	西村＋岡本	人事見解、費用・工期影響	岡本2分→林1分→Decision	6分	Include / Exclude / Phase2のどれか
14:27–14:30	Decision Read-back	西村参加中の決定確認	決裁の認識差防止	高橋	Decision Log	Q1〜Q3を読み上げ、西村承認	3分	西村が明示的に確認
14:30–14:32	—	Transition	西村退出・後半目的確認	高橋	—	30秒休止＋再開	2分	後半開始
14:32–14:39	Discussion	Decisionから生じる工程変更	決定内容を実行計画へ反映	林	Q1〜Q3	制作工程・依存関係確認	7分	次工程と主要期限確定
14:39–14:47	Discussion	未完了Action確認	遅延要因解消	高橋	Action Log	未完了項目だけ扱う	8分	Owner・期限・成果物が全件明確
14:47–14:51	Information	DNS移行状況	公開リスク確認	森田	DNS手順書	状況・Blockerのみ報告	4分	Action要否判定
14:51–14:55	Discussion	Parking Lot判定	新規論点を処理	高橋	Parking Lot	今回処理/別途処理を分類	4分	全項目にDispositionあり
14:55–14:58	Read-back	Decision & Action確認	認識を一致させる	高橋	Decision/Action Log	決定→Action→期限の順に読む	3分	Owner全員が了承
14:58–15:00	—	Buffer	超過・修正用	高橋	—	必要な場合のみ使用	2分	15:00終了
前半30分のルール

西村がいる間は進捗報告をしません。

質問も、

「この判断に必要か？」

で絞ります。

技術説明・詳細な工程確認は14:30以降に回します。

6. 記録欄
Decision Log
ID	Decision	Options	Decision	Decision Owner	根拠	条件 / Assumption	日付
D-01	デザイン	A / B		西村			9/24
D-02	公開日	12/1 / 12/15		西村			9/24
D-03	採用ページ	Include / Exclude / Phase2					9/24

特にD-03は、追加費用を伴うなら最終Decision Ownerを西村とします。

Parking Lot
ID	論点	提起者	今回Decisionに影響	処置	Owner	期限
P-01	トップページ事例追加	吉川	Yes / No			
P-02						
Action Items
ID	Action	Owner	Due	Deliverable	Dependency	Status
A-01	営業原稿提出	営業部	再設定	完成原稿	—	Overdue
A-02	人事原稿提出	人事部	再設定	完成原稿	Q3	Overdue
A-03	DNS切替手順書	森田	9/20	手順書	—	In Progress
A-04						

「対応する」ではActionとして認めず、必ず

Owner + Deliverable + Due date

まで記録します。

7. 会議終了時のRead-back手順

最後の3分は議事録の読み上げではなく、約束の確認に使います。

高橋が次の順序で確認します。

Decision

D-01：何を発注するか

D-02：公開日はいつか

D-03：採用ページを含めるか

Decision条件

「○月○日までに撮影日確定」など条件付きDecisionがないか確認

Action

「Owner → Action → Due」の順で全件読み上げ

Owner確認

各Ownerが「了解」と明示

未決事項

Parking Lotの処理方法を確認

制作会社のNext Step

林から「この内容で何をいつ開始するか」を一文で復唱

最後に高橋が、

「以上を本日のDecisionとして記録し、これ以外は決定事項として扱いません」

と締めます。

これによって「決まった雰囲気だった」だけの発言が正式Decisionに混入するのを防げます。

8. 招待文面
編集
送信
受信者

Webサイトリニューアルについて、制作会社への発注に向けた意思決定会議を開催します。

今回の会議は進捗共有ではなく、以下3点を確定することを目的とします。

デザイン案A/Bのどちらで発注するか

公開日を12月1日とするか、12月15日に変更するか

採用ページを今回のリニューアル範囲に含めるか

日時：9月24日 14:00〜15:00
形式：Teams

西村部長は14:30までの参加となるため、予算・スコープに関する意思決定は前半30分で完了します。

【事前確認】
会議内で資料を読み込む時間は設けません。9月23日12:00までに高橋よりDecision Packを共有しますので、必須参加者は会議開始前までに確認をお願いします。

主な事前資料：
・デザイン案A/Bの見積・費用比較
・案Bの撮影費、撮影候補日、公開日への影響
・採用ページについての人事部見解
・12月1日公開 / 12月15日公開それぞれの影響
・サーバー移行上のリスク

なお、判断に必要な資料が9月23日12:00時点で揃っていない場合は、9月24日を正式な意思決定会議として扱わず、判断条件の整理後にDecisionを再設定します。

会議終了時には、決定事項、担当者、期限を全員でRead-backして確定します。

よろしくお願いいたします。

この設計なら、「月次進行会議」ではなく、実質的に30分の経営判断＋30分の実行確定会議になります。特に重要なのは、9月24日当日よりも9月23日12:00のPre-read Gateです。ここを設けないと、西村部長の30分が「足りない資料の確認」で消費される可能性が高いです。