曖昧な合意を除外して確定Decisionだけを抽出するPrompt

会議メモから「決まったように聞こえる発言」を拾うのではなく、組織が実行・監査できる確定Decisionだけを抽出してください。

入力
会議の目的・決定権限：2026年度下期のカスタマーサポート体制の見直し。最終決定権限は CS本部長（田中）。予算超過を伴う決定は経営会議の承認が別途必要（上限：本部長決裁は年間300万円まで）。ツール導入の技術的な可否判断はIT部（佐藤）に委ねられている。
Agendaと決定予定項目：①問い合わせ一次対応の外部委託を行うか ②チャットボット導入の可否 ③夜間対応の終了時刻を21時から19時へ短縮するか ④次回会議の日程

文字起こし/議事メモ：
（田中・本部長）では始めます。まず一次対応の外部委託から。
（鈴木・CSマネージャー）見積もりは3社から取りました。A社が年間240万、B社が年間310万、C社が未提出です。A社は日本語のみ、B社は英語対応も含みます。
（田中）英語の問い合わせは月にどのくらい？
（鈴木）先月で全体の4%です。ただ3か月平均だと6%くらいかと。正確な数字は後で出します。
（田中）なるほど。予算的にはA社なら本部長決裁で通せますね。B社だと経営会議が要る。
（山本・営業部長）B社の方がいいと思いますけどね。海外の引き合いも増えてますし。
（田中）気持ちは分かります。ただ今期は予算が厳しい。A社で進めましょう。異論なければ。
（山本）……まあ、それで。
（鈴木）承知しました。契約開始はいつを想定しますか。
（田中）できれば11月からと考えています。ただA社の受け入れ体制を確認してからですね。
（鈴木）確認します。

（田中）次、チャットボット。佐藤さん、技術的にはどうですか。
（佐藤・IT部）既存のCRMとAPI連携できるかが論点です。ベンダーに確認しましたが、現行バージョンだと連携に追加開発が必要という回答でした。工数は見積もり中です。
（田中）費用は？
（佐藤）連携開発だけで100万を超える可能性があります。ライセンス費は別です。
（田中）それだと外部委託と合わせて300万を超えますね。
（佐藤）はい。
（田中）では、チャットボットは一旦保留にしましょう。工数見積もりが出てから再検討ということで。
（佐藤）いつまでに出しましょうか。
（田中）そうですね、来月中には。

（田中）夜間対応の短縮。19時に切り上げる件。
（鈴木）19時から21時の問い合わせは全体の8%です。ただしこの時間帯はクレーム性の問い合わせの比率が高くて、件数の割に対応時間が長いです。
（山本）法人のお客様は19時以降に連絡してくることが多いですよ。売上上位10社のうち、少なくとも3社はそうです。
（田中）それは確かに気になりますね。一律に短縮するのはリスクがある。
（鈴木）法人だけ21時まで残すという案もありますが、運用が複雑になります。
（田中）今日は結論を出さないでおきましょう。鈴木さん、19時以降の問い合わせを法人・個人で分けたデータを出せますか。
（鈴木）出せます。来週には。
（田中）お願いします。それを見てから決めます。

（田中）最後に次回日程。再来週の火曜でどうでしょう。
（鈴木）その日は私が終日外出です。
（田中）では水曜。
（佐藤）水曜午前なら空いています。
（田中）午前10時からで。カレンダーは鈴木さんから送ってください。
（鈴木）はい。

決裁・権限・合意ルール：本部長決裁の上限は年間300万円。これを超える支出は経営会議の承認が必要。技術的な実現可能性の判断はIT部に委ねる。営業部長は意見を述べることはできるが、CS体制に関する決定権限は持たない。「異論なければ」という確認は、出席者全員の明示的な同意があった場合にのみ合意とみなす運用としている。
参照された選択肢・根拠：外部委託3社の見積もり（A社240万・日本語のみ / B社310万・英語対応込み / C社未提出）、英語問い合わせ比率（先月4%、3か月平均は約6%・未確定）、19-21時の問い合わせ比率8%（クレーム比率が高い）、法人顧客の夜間連絡傾向（売上上位10社中3社・山本の発言）、CRM連携に追加開発が必要（ベンダー回答）、連携開発費100万超の可能性（見積もり中）
既存Decision Log：2026-04-15「一次対応は当面内製で維持する」（決定者：田中 / 適用範囲：2026年度上期）

各候補を次の基準で分類します。
- DECIDED：何を採用/却下したか、決定者または合意方式、適用範囲が明示
- PROVISIONAL：条件付き・承認待ち
- PROPOSAL：提案のみ
- OPEN：未決、意見不一致、情報待ち
- SUPERSEDED：既存Decisionを置換

出力：
1. Decision Log（ID／決定文／状態／決定者・方式／根拠／適用範囲／発効日／再検討条件／source位置）
2. Provisional/Open一覧と確定に必要な情報
3. 置換・矛盾する既存Decision
4. Decisionから直接発生したAction候補
5. 確認用Read-back文

「異論なし」「進めましょう」など曖昧な発言だけではDECIDEDにしないでください。話者、権限、条件が確認できない場合は格上げせず、質問として返してください。

監査基準に沿って整理すると、確定Decisionは2件です。外部委託は「全員合意」ではなく、決定権者である田中本部長の権限による決定として扱うのが妥当です。一方、11月開始・チャットボット・夜間短縮は確定していません。

編集
1. Decision Log
ID	決定文	状態	決定者・方式	根拠	適用範囲	発効日	再検討条件	source位置
DEC-CS-001	2026年度下期の問い合わせ一次対応について、外部委託先としてA社を採用する。	DECIDED	田中・CS本部長による権限決裁。全員合意としては扱わない。	A社240万円/年で本部長決裁上限300万円以内。B社310万円は経営会議承認が必要。田中がA社を選択し、その後鈴木が契約開始時期を確認している。	CSの問い合わせ一次対応。A社の提供条件は日本語対応のみ。2026年度下期。	契約開始日は未確定	A社の受け入れ体制により開始時期は再調整	外部委託パート：田中「A社で進めましょう」→鈴木「契約開始はいつを想定しますか」
DEC-CS-002	次回会議を「再来週の水曜日、午前10時開始」とする。	DECIDED	田中・CS本部長が日程を指定。佐藤の水曜午前可を確認した上で確定。	鈴木が火曜不可、佐藤が水曜午前可。田中が「午前10時からで」と確定。	次回CS体制見直し会議	会議開催日の入力がないため絶対日付への変換不可	日程変更の申し出があれば再調整	次回日程パート：田中「では水曜」→「午前10時からで」
DEC-CS-001の判定上の注意

「異論なければ」という発言については、出席者全員の明示的同意が確認できないため、合意方式によるDecisionとは認定しません。

ただし今回は、

田中が当該事項の最終決定権者である

A社240万円は田中の年間300万円の決裁権限内である

対象ベンダーがA社と明示されている

発言後、議論が「採用するか」から「いつ契約開始するか」に移っている

ため、田中本部長の単独決裁としてDECIDEDと判定します。

なお、確定しているのは「A社を採用すること」であり、「11月開始」は確定していません。

2. Provisional / Open一覧と確定に必要な情報
ID	候補Decision	状態	現時点の判定	確定に必要な情報・条件	決定権者
P-CS-001	A社との外部委託を11月から開始する	PROVISIONAL	「できれば11月」「A社の受け入れ体制を確認してから」と条件付き	A社が11月開始を受け入れ可能か、具体的な契約開始日	田中
O-CS-001	チャットボットを導入する	OPEN	「一旦保留」「工数見積もりが出てから再検討」と明示。導入・却下とも未決	①追加開発工数 ②開発費確定額 ③ライセンス費 ④IT部による技術的実現可能性判断 ⑤年間300万円を超える場合の経営会議承認	技術可否：佐藤/IT部、導入決定：田中。ただし権限超過時は経営会議
O-CS-002	夜間対応終了時刻を21時から19時へ変更する	OPEN	田中が「今日は結論を出さない」と明示	19〜21時問い合わせの法人/個人別件数・比率、主要法人への影響。それを踏まえた運用案	田中
DECIDEDにしていない発言

山本の「B社の方がいいと思います」はPROPOSALに留まります。山本にはCS体制の決定権限がありません。

「法人だけ21時まで残す」は鈴木によるPROPOSALであり、採用されていません。

チャットボットについての「一旦保留」は、「導入しない」という却下Decisionではありません。情報待ちのOPENです。

3. 置換・矛盾する既存Decision

既存Decision：

2026-04-15
「一次対応は当面内製で維持する」
決定者：田中
適用範囲：2026年度上期

判定

SUPERSEDEDにはしません。

理由は、既存Decisionの適用範囲が「2026年度上期」に限定されており、今回のDecisionは「2026年度下期」を対象としているためです。

したがって、

上期：内製維持

下期：A社への外部委託

という時系列上の連続した別Decisionであり、同一期間についての矛盾ではありません。

監査ログ上は既存Decisionを「過去の有効Decision／適用期間終了」として保持し、DEC-CS-001から関連Decisionとして参照するのが適切です。

4. Decisionから直接発生したAction候補
Action ID	Action	Owner	期限	発生元	備考
ACT-CS-001	A社に受け入れ体制と開始可能時期を確認する	鈴木	明示なし	DEC-CS-001 / P-CS-001	鈴木が「確認します」と明示
ACT-CS-002	A社の回答を踏まえて契約開始日を確定する	田中 / 鈴木	未設定	DEC-CS-001	11月開始は現時点で未確定
ACT-CS-003	次回会議のカレンダー招待を送付する	鈴木	明示なし	DEC-CS-002	田中が直接指示
OPEN項目を閉じるためのAction
Action ID	Action	Owner	期限	対応するOPEN
ACT-CS-004	CRM連携の追加開発工数・費用見積もりを取得する	佐藤	「来月中」	O-CS-001
ACT-CS-005	見積もりを踏まえて技術的実現可能性を判断する	佐藤 / IT部	見積取得後	O-CS-001
ACT-CS-006	19〜21時の問い合わせを法人・個人別に集計する	鈴木	「来週」	O-CS-002
ACT-CS-007	法人・個人別データを基に夜間対応時間を再審議する	田中	次回以降	O-CS-002

「来週」「来月中」は会議開催日が入力されていないため、監査ログではまだ絶対日付に変換できません。

5. 確認用Read-back文

今回の会議で確定したDecisionは2件です。

1つ目は、2026年度下期の問い合わせ一次対応について、A社を外部委託先として採用することです。これは出席者全員の合意による決定ではなく、年間240万円が決裁上限300万円以内であることを前提とした、田中CS本部長の決裁として記録します。契約開始日は未確定であり、11月開始はA社の受け入れ体制を確認した後に確定します。

2つ目は、次回会議を再来週の水曜日午前10時から開催することです。ただし、今回の記録には会議開催日の絶対日付がないため、次回会議の年月日は別途確認が必要です。

チャットボット導入については、追加開発の工数・費用と技術的実現可能性が未確定のためOPENです。導入しないことが決まったわけではありません。

夜間対応を19時で終了する案についても、法人・個人別の19時以降の問い合わせデータを確認してから判断するためOPENです。

既存の「2026年度上期は一次対応を内製で維持する」というDecisionは適用期間が異なるため、今回のA社採用DecisionによってSUPERSEDEDされたとは扱いません。

監査上の確認事項

会議の開催日を確認してください。

これが分かれば、

「再来週水曜日 10:00」

「来週」

「来月中」

を絶対日付に正規化でき、Decision / Action Logを監査可能な形で確定できます。

特に重要なのは、「A社採用」と「11月開始」を1つのDecisionにまとめないことです。前者は確定、後者は条件付きなので、分離して記録するのが監査上安全です。