受信者が必要な行動を一読で判断できる業務メールPrompt

次の業務状況から、受信者が「何を、いつまでに、なぜ行うか」を一読で理解できるメールを作成してください。

送信目的：取引先の情報システム部に、来月のシステム連携テストの日程を確定してもらい、テスト用アカウントの発行を依頼する。
受信者・関係性・意思決定権：株式会社アルトロジスティクス 情報システム部 課長 増田様（テスト日程の決定権あり。アカウント発行は部下の方に指示する立場）。当社とは取引3年目、メールは月に数回やり取りしている。
必要なActionまたは伝達事項：①10月14日（火）〜16日（木）のいずれか2日間で、連携テストを行う日を選んでほしい ②テスト用アカウントを3つ（当社の開発担当 3名分）発行してほしい。必要な情報は、利用者名とメールアドレス（当社側の3名分は本文に記載できる：開発部 新井、同 宮本、同 ブラウン）
期限・タイムゾーン：日程の回答は9月26日（金）18:00（日本時間）まで。アカウントは10月9日（木）までに発行してほしい。
背景と受信者が既に知っていること：・連携テストを10月中旬に行うことは、9月3日の定例会で合意済み（増田様も出席）。
・テスト手順書は当社が作成中で、まだ送っていない（9月30日に送る予定）。
・前回の連携テスト（2025年）では、アカウント発行に1週間かかった。
添付・リンク：・テスト日程の候補表（Excel）→ 作成済み
・テスト手順書 → まだ作成中なので今回は添付しない
希望するTone・言語・長さ：丁寧だが堅すぎない日本語。長さは画面スクロールなしで読める程度。
機密性・社内ルール：当社の社外秘ルールで、取引先へのメールに社員の個人の電話番号は書かない。テスト環境のURLやパスワードはメールに書かず、別途パスワード付きの共有フォルダで渡す。
返信がない場合の次の手順：9月26日までに返信がなければ、29日（月）午前に電話で確認する。それでも決まらない場合は、当社の部長 大塚から先方の部長へ相談する。

作成前に、メールが適切な手段か確認します。複雑な対立・緊急事故・機微情報は、会議、電話、安全なチャネル等を提案してください。

出力：
1. 件名3案（[ACTION]/[DECISION]/[FYI]等を必要時のみ使用）
2. 推奨本文
3. 本文内のAction・Owner・Deadline
4. 添付/リンクの確認リスト
5. CC/BCC候補と理由
6. 送信前の誤送信・機密・日付・Toneチェック
7. 短縮版（必要な場合）

受信者視点で結論と依頼を先に置き、依頼は一文で明確にします。相手の承諾、肩書、過去発言、添付内容を創作しないでください。

表示を増やす

メールは適切な手段です。依頼内容は日程確定とアカウント発行で、緊急事故・対立・高機密情報を含まず、記録を残す必要もあるためです。ただし、記載された日付と曜日に不一致があります。2026年では「10月14日＝水曜、15日＝木曜、16日＝金曜」「9月26日＝土曜」「10月9日＝金曜」「9月29日＝火曜」です。以下は日付を優先し、正しい曜日に補正して作成します。

1. 件名3案

【ご回答依頼】10月連携テスト日程の確定・テスト用アカウント発行のお願い

【9/26回答期限】連携テスト日程のご確認とアカウント発行のお願い

10月連携テストの日程確定およびテスト用アカウント3件の発行について

1案目が最も自然です。依頼内容が件名だけで把握できます。

2. 推奨本文
編集
送信
受信者

増田様

いつもお世話になっております。

9月3日の定例会で合意しました10月中旬のシステム連携テストについて、日程の確定とテスト用アカウントの発行をお願いいたします。

恐れ入りますが、以下2点をご対応いただけますでしょうか。

10月14日（水）～16日（金）のうち、連携テストを実施する2日間をお選びいただき、9月26日（土）18:00までにご回答ください。

当社開発担当3名分のテスト用アカウントを、10月9日（金）までにご発行ください。

アカウント利用者は以下の3名です。
・開発部　新井
・開発部　宮本
・開発部　ブラウン

各利用者のメールアドレスは、アカウント発行に必要な情報として本メールに記載のうえお送りします。

日程候補については、添付の「テスト日程候補表」をご確認ください。
テスト手順書は現在作成中のため、9月30日（水）に別途お送りします。

なお、テスト環境のURLやパスワード等はメールには記載せず、別途パスワード付きの共有フォルダでご案内いたします。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

※実送信時は「新井・宮本・ブラウン」の実際のメールアドレスを氏名の横などに追記してください。

3. 本文内のAction・Owner・Deadline
Action	Owner	Deadline
10/14（水）～10/16（金）からテスト実施日を2日選択し回答	増田様	9/26（土）18:00 日本時間
テスト用アカウント3件を発行	増田様または増田様から指示を受けた担当者	10/9（金）
テスト手順書を送付	当社	9/30（水）
テスト環境URL・パスワード等を安全な共有フォルダで案内	当社	テスト前
4. 添付／リンクの確認リスト

「テスト日程候補表（Excel）」を添付しているか

Excel内の日付・曜日が2026年のカレンダーと一致しているか

テスト手順書を誤って添付していないか（今回は未完成）

テスト環境URLを本文やExcelに記載していないか

パスワードを本文・添付ファイル名・Excel内に記載していないか

新井様・宮本様・ブラウン様のメールアドレスが正しいか

5. CC/BCC候補と理由

CC候補は、当社側の連携テスト責任者またはプロジェクト責任者です。日程確定とアカウント発行状況を共有する必要があるためです。必要であれば部長の大塚様もCC候補ですが、通常の依頼段階から入れる必要がなければ、今回は外した方が圧迫感がありません。

先方については、アカウント発行担当者が既に特定されている場合のみCC候補です。担当者名が提示されていないため、こちらから創作して追加しません。

BCCは原則不要です。社内共有目的ならCCを使用する方が自然です。

6. 送信前チェック

特に重要なのは日付です。元の指定には曜日のずれがあるため、社内で「日付を正とするのか、曜日を正とするのか」を確認してください。2026年の正しい対応は、**10/14（水）、10/15（木）、10/16（金）、9/26（土）、10/9（金）、9/29（火）**です。

また、宛先が「株式会社アルトロジスティクス 情報システム部 課長 増田様」で正しいこと、個人電話番号が入っていないこと、URL・パスワードが含まれていないこと、Excelを実際に添付したことを確認します。Toneは「依頼事項を先に示しつつ、命令調にならない」現在の文面で問題ありません。

なお、9月26日（土）18:00までに返信がなければ、9月29日（火）午前に電話確認となります。元入力の「29日（月）」は2026年では火曜日です。

7. 短縮版

画面内でさらに短くしたい場合はこちらです。

編集
送信
受信者

増田様

いつもお世話になっております。

9月3日の定例会で合意しました10月中旬の連携テストについて、以下2点をお願いいたします。

・10月14日（水）～16日（金）のうち、実施する2日間をお選びいただき、9月26日（土）18:00までにご回答ください。
・当社開発担当3名分のテスト用アカウントを、10月9日（金）までにご発行ください。

対象者：
開発部 新井
開発部 宮本
開発部 ブラウン
※各メールアドレスは本メールに記載します。

日程候補は添付Excelをご確認ください。
テスト手順書は9月30日（水）に別途お送りします。

なお、テスト環境のURL・パスワード等はメールでは送付せず、別途安全な共有フォルダでご案内します。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

推奨は最初の本文です。短いまま「依頼・期限・背景・次に届く資料」まで揃っており、増田様がそのまま部下へアカウント発行を指示しやすい構成になっています。